One call does it all en One time fix. Zo vat Rolf Rüthers samen wat 24Rosa onderhoudsbedrijf De Variabele uiteindelijk brengt. “Het systeem maakt het hele proces van dagelijks onderhoud en reparatieonderhoud stukken slanker en betrouwbaarder. Én het zorgt ervoor dat we nieuwe collega’s lang niet zo intensief hoeven in te werken op één specifieke klant, voordat ze in ons klantencontactcentrum aan de slag kunnen.”
Onderhoud voor zeven corporaties
Rolf Rüthers is manager projecten en service bij De Variabele. Deze innovatieve corporatie-partner ontstond in 2017 uit de fusie van drie onderhoudsbedrijven met een gedeelde visie. ‘Corporaties vragen om specialisten die aan de ene kant expertise en visie toevoegen en aan de ander kant professioneel uitvoeren wat gedaan moet worden,’ meldt de website. ‘Zo kan de corporatie zich beter concentreren op strategie en beleid.’
De werkzaamheden van De Variabele lopen uiteen van het eenvoudige verhelpen van een klemmende deur tot en met ingrijpende totaalprojecten op het gebied van groot onderhoud en verduurzaming. Op dit moment heeft het bedrijf zo’n 40.000 woningen van een zevental corporaties in de portefeuille serviceonderhoud; dagelijks onderhoud, reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en BKT-renovaties. Werkzaamheden die worden uitgevoerd door zo’n 80 vakmensen, vanuit locaties in Elst, Nijmegen, Veenendaal, Doetinchem en Helmond.
Eén centraal portaal
Het dagelijks onderhoud en reparatieonderhoud wordt bij De Variabele ondersteund door 24Rosa. “Bijna elke corporatie heeft voor de afhandeling van reparatieverzoeken een eigen aanvliegroute,” legt Rolf uit. “In het ene geval komt het telefoontje van een huurder rechtstreeks bij ons binnen. Fijn, want dan kunnen we meteen achterhalen wat er precies aan de hand is en een afspraak maken. Maar het komt ook voor dat een huurder eerst naar de corporatie belt, die noteert het verzoek, stuurt ons een mail waarna wij de huurder bellen. Die is op dat moment misschien niet thuis, mist dus ons telefoontje, vraagt zich af waarom er niet wordt gereageerd, belt geïrriteerd weer naar de corporatie … Kortom, veel tijdverlies, veel gedoe, veel frustratie. 24Rosa maakt daar definitief een einde aan met een slimme tool die zowel aan ons eigen ERP-systeem wordt geknoopt, als aan dat van de corporatie, ongeacht wat voor systeem dat ook is. Dat betekent dat de collega’s van ons klantencontactcentrum niet langer in allerlei verschillende portalen van verschillende opdrachtgevers hoeven te werken, maar in één centraal portaal. Dat gaat uiteraard veel makkelijker en sneller en met veel minder kans op fouten.”
“We hoeven niet langer in allerlei verschillende systemen van verschillende opdrachtgevers thuis te zijn, maar werken vanuit één centraal portaal.”
One call does it all
Een melding komt binnen bij de corporatie en wordt meteen doorgestuurd naar het 24Rosa systeem van De Variabele. Dat herkent automatisch om welke huurder en welke woning het gaat, wat er eerder al aan meldingen is binnengekomen, welke voorwaarden de corporatie stelt enzovoort. Het systeem geeft aan wie wanneer de storing gaat verhelpen en genereert meteen ook een opdrachtbevestiging van de corporatie. Inclusief ordernummer, zodat de factuur meteen na gereedmelding automatisch wordt verzonden.
Belangrijke managementinformatie
Als totaalpartner op het gebied van onderhoud denkt De Variabele graag met corporaties mee over strategisch vastgoedbeheer. Het systeem van 24Rosa genereert waardevolle data op basis waarvan opdrachtgevers gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Bijvoorbeeld op het gebied van preventief onderhoud of het op- of afschalen van bepaalde onderhoudscycli. Rolf: “Bovendien zorgen die data voor helderheid in de communicatie. Ook al voer je duizend reparaties vlekkeloos uit, die ene keer dat er eens iets minder goed verloopt, zet de toon. ‘Goh, het gaat niet goed.’ Oh nee? De data tonen keihard aan dat het 999 keer perfect is verlopen!”
Digitaliseren om te optimaliseren
De Variabele stuurt al vanaf de start van de organisatie haar mensen met een iPad op pad. “Het onderhoud van 40.000 woningen kun je niet managen op een schrijfblok,” besluit Rolf. “Ons uitgangspunt is zoveel mogelijk processen te digitaliseren, zodat we ze kunnen optimaliseren. Door 24Rosa – met kennis van data en ICT enerzijds en kennis van onze wereld en het onderhoudsproces anderzijds – hebben we daarin enorme stappen kunnen maken.”
