“We schakelen razendsnel. Eén mailtje of telefoontje en je vraag wordt beantwoord, je probleem opgelost. We hebben ook regelmatig contact om te zien hoe en waar we het proces verder kunnen verbeteren. Voor mij is dat het verschil tussen een pakketleverancier en een echte ketenpartner.” Willem Sodenkamp, manager van de Jansen Huybregts-vestiging in Den Haag, is zeer te spreken over de samenwerking met 24ROSA.
Jansen Huybregts is totaalaanbieder op het gebied van onderhoud en renovatie van woningen. De organisatie rust op drie pijlers: installatiebedrijf Jansen Huybregts Techniek, bouwbedrijf Jansen Huybregts Projecten (renovatie/verduurzaming) en onderhoudsbedrijf Jansen Huybregts Onderhoud & Renovatie. Vanuit 14 locaties, verspreid over het land, gaan dagelijks zo’n 400 medewerkers op pad om hun klussen uit te voeren. Voor wat betreft dagelijks onderhoud zijn dat ruim 120.000 opdrachten per jaar. Van beleggers en verzekeraars – meestal via een beheerder – en van woningbouwverenigingen.
Traditionele naast innovatieve aanpak
Jansen Huybregts Den Haag richt zich op mutatie & renovatie, schadeherstel en dagelijks onderhoud. “Dat dagelijks onderhoud, de afhandeling van reparatieverzoeken, wordt gecoördineerd door de planners van onze afdeling Service & Onderhoud,” licht Sodenkamp toe. “Ze ontvangen en beoordelen binnenkomende calls, maken afspraken, sturen onze monteurs met opdrachtbonnen op pad enzovoort. Het hele traject, van intake tot en met gereedmelding. De samenwerking met WoonInvest is echter anders georganiseerd. Daar wordt dat hele proces ondersteund en ingevuld door 24ROSA.”
Efficiencywinst door 24ROSA
Woningcorporatie WoonInvest laat het dagelijks onderhoud van zo’n 4.500 eenheden over aan Jansen Huybregts Den Haag. De corporatie had daarvoor al 24ROSA als ketenpartner aan zich verbonden en dus gingen ook Sodenkamp en zijn team daarmee aan de slag. “Dat levert iedereen een fikse efficiencywinst op. Het telefoontje van een bewoner komt automatisch bij 24ROSA terecht, waardoor enorm veel druk op de backoffice van de corporatie wordt weggehaald. Via een zeer uitgebreide en accurate beslisboom concludeert het systeem onmiddellijk of een reparatieverzoek ontvankelijk is of niet. Bij ons komt dus niets binnen wat buiten het contract valt. Vervolgens schiet het systeem automatisch een digitale opdrachtbon onze kant op. Wij hebben 3 of 4 monteurs opengesteld, zodat 24ROSA die zelf kan inplannen. Op deze manier coveren we zo’n 80% van alle reparatieverzoeken. Het lekkende kraantje, de klemmende deur … Kortom, het laaghangende fruit dat we zo kunnen plukken, zonder iets te hoeven beoordelen en in te plannen. Bij de overige 20% – de grotere klachten, zoals een lekkage aan het dak – bekijken we zelf even wat er moet gebeuren. Voor dat soort gevallen wordt het systeem nu zo aangepast dat bewoners ook heel makkelijk een foto kunnen meesturen ter verduidelijking van hun melding.”
“Zo’n 80% van de reparatieverzoeken wordt via 24ROSA gecoverd. Dat is laaghangende fruit dat we zo kunnen plukken.”
Scheelt 1 fte op 4.500 woningen
De winst die 24ROSA oplevert, is duidelijk. De corporatie hoeft geen eigen callcenter aan te houden. Het hele proces van dagelijks onderhoud is professioneel en efficiënt ingevuld, zonder dat zij maar ergens naar om hoeft te zien. Omdat 24ROSA zijn servicedesk makkelijk kan opschalen, hoeven huurders nooit ‘in de wacht’ te staan. One call does it all; ze krijgen meteen te horen of en wanneer hun klacht wordt verholpen. En de winst voor de aannemer? Sodenkamp: “Zonder de servicedesk en de ‘voorselectie’ van 24ROSA, zouden we al gauw 30 tot 40, sommige dagen wel 50 telefoontjes van WoonInvest-huurders binnenkrijgen. Daar heb je 2 planningsmedewerkers voor nodig. Nu hebben we daar nog maar 1 fte op zitten en rest ons dus meer tijd om de complexere gevallen op een meer persoonlijke en klantgerichte manier af te handelen.”
Eenvoudige koppeling systemen
De winst is duidelijk. Wat de implementatie van 24ROSA vraagt aan investering in de vorm van tijd en effort, is lastiger te zeggen. Bij Jansen Huybregts zijn het ERP-systeem AFAS en het planningspakket PCA gekoppeld aan 24ROSA. Aan corporatiezijde communiceert 24ROSA met Dynamics Empire, een totaalpakket voor vastgoedbeheer. Die koppelingen komen tot stand via DICO, de ketenstandaard die digitale uitwisseling van onderhoudsberichten mogelijk maakt. “Wanneer de basis-inrichting juist is ingeregeld en intern voldoende knowhow aanwezig is, is zo’n DICO-koppeling vrij eenvoudig zelf in te regelen,” besluit Sodenkamp. “Maar ook al zou een organisatie die expertise niet helemaal zelf in huis hebben, dan is dat geen probleem, want de specialisten van 24ROSA staan onmiddellijk voor je klaar. Precies wat je van een echte ketenpartner verwacht!”
